Công ty bạn đang sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan hay tự làm các thủ tục thông quan hàng hóa? Về cơ bản, các doanh nghiệp đều có thể tự làm thủ tục cho hàng của mình, nếu đủ điều kiện theo quy định của pháp luật hải quan.
Dịch vụ khai thuê: nên hay không?
Việc sử dụng dịch vụ ngoài là theo nhu cầu của công ty bạn. Tất nhiên, nếu có thể tự làm, hoặc điều kiện phù hợp, thì không cần sử dụng dịch vụ bên ngoài.
Với những công ty không có người chuyên trách hoặc không có kinh nghiệm làm thủ tục hải quan, việc thuê công ty dịch vụ là lựa chọn an toàn, ít nhất là với những lô hàng đầu tiên. Sau đó, khi đã có người nắm được quy trình, và có thời gian để xử lý chứng từ, thì lúc đó hãy xem xét tự khai báo.
Trong trường hợp sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng được liệt kê dưới đây.
Khai thuê: Ai chịu trách nhiệm?
Về mặt pháp lý, chủ hàng chịu trách nhiệm nội dung trên tờ khai hải quan, chứ không phải người khai thuê.
Với trường hợp sử dụng đại lý hải quan, người ký tên đóng dấu là đại lý (theo ủy quyền trên hợp đồng đại lý), nên đại lý sẽ chịu trách nhiệm về nội dung tờ khai.
Đừng phó thác hết cho công ty dịch vụ
Như bất cứ dịch vụ nào khác, việc kiểm tra năng lực của đối tác trước khi hợp tác là điều rất cần thiết. Tuy vậy, kể cả khi làm việc với đối tác có năng lực tốt, và bạn tin tưởng vào họ, việc phối hợp là rất quan trọng.
Thứ nhất, hãy kiểm tra hồ sơ hàng hóa trước khi giao cho người khai thuê, và bổ sung chỉnh sửa những sai sót nếu có. Những sai sót được phát hiện sớm và sửa kịp thời sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí rất nhiều.
Nên xem người khai thuê hải quan như người tư vấn. Họ có thể giúp bạn xác định mã HS Code, kiểm tra tính hợp lý của bộ chứng từ, và đưa ra những đề nghị điều chỉnh nếu cần. Những công việc này nên làm trước thời điểm hàng xuất (trước khi đóng hàng) hoặc nhập khẩu (trước ngày tàu đến) theo nguyên tắc: sớm tốt hơn muộn.
Việc nên tránh là cứ giao ngay hồ sơ cho đối tác và phó mặc cho họ kiểm tra, hy vọng rằng với kinh nghiệm và nhiệt tình của bên dịch vụ, họ sẽ tìm ra các sai sót nếu có. Mặc dù, thường là như vậy, nhưng không thể tránh được những sơ suất và việc thông quan rất có thể bị chậm trễ do phát hiện lỗi chứng từ. Khi đó, thời gian và chi phí phát sinh, cuối cùng cũng lại do bên chủ hàng chịu.
Thứ hai, nên yêu cầu bên khai thuê gửi tờ khai in thử, sau đó kiểm tra xác nhận trước khi họ truyền tờ khai.
Điều này có một số lợi ích. Chủ hàng là người nắm rõ nhất về thông tin lô hàng, cả về hàng hóa lẫn chứng từ. Do đó, có nhiều khả năng phát hiện thấy những thông tin chưa thực sự phù hợp và yêu cầu điều chỉnh. Điều này thường xảy ra khi có lô hàng mới, hoặc bên dịch vụ mới.
Trên nguyên tắc, chủ hàng nắm rõ về hàng hóa của mình hơn, và người khai thuê hải quan nắm rõ về việc làm thủ tục hải quan, chứng từ hải quan, thông quan, và các ý kiến tư vấn liên quan đến thông quan. Vậy, tốt nhất là hai bên nên hợp tác chia sẻ thông tin để đảm bảo hàng hóa được làm thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.
Tờ khai hải quan – ký giấy khống?
Cả hai lựa chọn đều có điểm lợi hại. Ở đây tôi chỉ nêu rõ hai mặt, để bạn tham khảo.
Nếu ký giấy khống (lưu không), sẽ rất thuận tiện cho bên khai thuê làm việc, thường tiết kiệm thời gian. Trường hợp phải truyền sửa, sẽ rất nhanh, và bên dịch vụ xử lý gọn gàng, sau khi thông báo cho bạn.
Nhược điểm, là cần biết quản lý giấy này như thế nào. Và về mặt pháp lý, tôi cho đó là rủi ro, vì rất có thể giấy này được sử dụng sai mục đích, làm ảnh hưởng đến người ký và doanh nghiệp đứng tên.
Như công ty tôi vẫn tư vấn cho khách hàng, nên chọn giải pháp dung hòa. Một là, đảm bảo sự tin cậy nhất định: một vài lô hàng đầu hợp tác, không ký ngay giấy khống. Sau những lần phối hợp tốt, tạo được sự tin cậy, lúc đó có thể dùng giấy khống cho tiện.
Hai là, giấy ký ra cũng nên được theo dõi. Chẳng hạn, có đánh số (bằng bút chì, hoặc ghi chú nhỏ phía sau). Sau khi hoàn tất thủ tục, bên dịch vụ kiểm soát những giấy tờ này được sử dụng như thế nào: in tờ khai & phụ lục, in hỏng, in giấy giới thiệu (nếu hợp lý)…
Một đơn vị dịch vụ tốt sẽ cho bạn biết nên làm như thế nào để chuẩn bị chứng từ chuẩn chỉnh, đảm bảo tiến độ giải phóng hàng, và cũng giữ an toàn cho việc gửi chứng từ gốc.